El proyecto del Caballo de Troya y las buenas practicas en la Dirección de Proyectos
En el año 1987 el Dr. Daniel Wagner practicó una prueba con algunas personas a quienes se les indicó que durante un lapso de 5 minutos intenten no pensar en un oso polar, como se podrán imaginar, absolutamente nadie lo logró. Luego de esto el doctor les dijo que en los siguientes 5 minutos si tenían permiso para pensar en el mismo oso polar, cosa que a todos se les hizo muy sencillo.
¿A qué conclusión se buscó llegar con este experimento? Que cuánto más tratamos de no pensar en algo, aparece con mayor fuerza y se queda en nuestra mente.
Esto es lo que a veces me puede ocurrir cuando leo sobre algún tema en particular, ya que mayormente trato de extrapolarlo a la Dirección de proyectos y las buenas practicas que promueve el PMI, lo que me hace entender aún más su importancia y el planteamiento natural que propone para establecer los procesos y los estándares de gestión, entre otras cosas.
Es en este punto cuando confluyen en mi mente las buenas practicas del PMBOK y lo ocurrido en la construcción del famoso caballo de Troya, descrito por primera vez en los poemas de Homero y a su vez contado por otros autores de distintas épocas, del cual se dice fue una creación propia de la mitología griega que habla de un vehículo colosal, surgido quizás, de las alucinaciones de estos autores o a lo mejor es un hecho que realmente ocurrió, pero para los fines del presente artículo da lo mismo y de haber algún punto no tan exacto con respecto a la trama, pido de antemano las disculpas del caso ya que no soy un historiador, ni un erudito en mitología, sino simplemente un amante de la lectura y de la Dirección de proyectos.
Según se cuenta, estos hechos ocurrieron durante la guerra de Troya, entre los aqueos (Conjunto de pueblos griegos) y los troyanos. Esta guerra fue una de las más destacadas en la mitología griega, que según dicen duró aproximadamente 10 años y que fue ocasionada por un enamoradizo Paris, quien, ayudado por una inquieta Afrodita, diosa del amor, tuvo la osadía de enamorarse y raptar a Helena de Troya, esposa de Menelao, rey de Esparta, quien al enterarse de lo sucedido, decidió atacar la ciudad fortificada de Troya, apoyado por los demás pueblos griegos.
Tras muchos años de batalla, hay versiones donde se dice que fue el adivino Calcante quien tuvo una visión y la idea de no tomar la ciudad por la fuerza, ya que esto que no venía dando resultados, sino más bien, buscar una estrategia distinta, por lo que Menelao le encarga al héroe Odiseo proyectar un plan y este último sugirió la construcción de un caballo de madera gigante, el cual entraría a Troya con guerreros escondidos en su interior para tomar la amurallada ciudad.
Se dice que una vez que los aqueos terminaron de construir al equino de madera, decidieron desplazarse cerca de Troya dejando abandonado el gigantesco caballo, haciendo creer a los troyanos, que habían dejado de lado la idea de intentar atravesar la amurallada ciudad, pero ciertamente lo que hicieron los aqueos, fue esconderse intrépidamente en algún lugar relativamente cercano.
Al darse cuenta los troyanos de la supuesta retirada y abandono del caballo, fueron a buscarlo encontrándolo junto a un soldado de nombre Sinon, el cual no era más que un espía encubierto, quien dijo a los troyanos que los aqueos quisieron usarlo como sacrificio humano para la diosa Atenea, pudiendo escapar, solicitándoles unirse a sus fuerzas y jurándoles lealtad absoluta. Es en este momento donde los troyanos deciden llevarse al hípico personaje de madera y hacerlo ingresar a la ciudad amurallada como trofeo de guerra, sin conocer que en realidad, este era una especie de habitáculo móvil que albergaba entre 23 y 50 guerreros, según distintos autores.
Según la historia, fue durante la noche, mientras se celebraba una fiesta, que Sinon el griego y supuesto nuevo integrante de las huestes troyanas, abrió la escotilla de esta máquina colosal, dejando escapar a los guerreros que se encontraban escondidos en su interior, quienes mataron a los centinelas que custodiaban la ciudad y abrieron las compuertas de la ex impenetrable Troya, para permitir el ingreso del resto del ejercito aqueo que se escondía en el exterior, para finalmente provocar la caída de la imponente fortaleza y cerrándose en sobre lacrado el capítulo final de la memorable Guerra de Troya.
Desde mi perspectiva, este clásico de la mitología griega invoca al oso polar mencionado en el primer párrafo y da rienda suelta a la imaginación de cualquier Director de proyecto para poder fantasear sobre el hecho de cómo pudieron estos héroes llevar a cabo con toda naturalidad la gestión de un proyecto “sui generis”, dejando fluir conceptualmente las buenas prácticas, quizás de manera empírica en ese momento, estableciendo procesos, controlando y monitoreando los temas propios del proyecto, identificando interesados clave, entre otros temas.
Imposible no imaginar estos hechos desde la perspectiva de las 10 áreas de conocimiento, comenzando en el momento que se dio la concepción por Calcante el adivino, más las expectativas de un Menelao como cliente que debían transformarse en objetivos tangibles a través del flamante Director de proyecto, Odiseo, quien según los relatos, poseía habilidades interpersonales sobresalientes como la brillantez, astucia y versatilidad, propicias para poder liderar, negociar y mantener una comunicación efectiva, entre otros temas que son citados en el PMBOK para una gestión exitosa.
Como en todo proyecto u organización, la comunicación es vital para fomentar la participación de los interesados y mantenerlos alineados. La construcción del caballo de Troya no fue la excepción, sobre todo teniendo en cuenta que los aqueos, eran un conjunto de pueblos griegos, los cuales a pesar de ser aliados y paisanos era muy probable que mantuvieran ciertas diferencias de costumbres entre ellos, propias de su idiosincrasia, por lo que Odiseo debió haber puesto mucho énfasis en la gestión de las comunicaciones para mantener esa unidad.
Un punto interesante a imaginar en esta historia es el hecho de entender la comunicación de los guerreros aqueos dentro del caballo hueco de madera durante varias horas, hasta la llegada del momento cumbre y ver de no hacer ruido, quizás definieron tipos de señas o códigos para comunicarse, estos parámetros sin duda debieron definirse durante la planificación de las comunicaciones.
Si complementamos los textos con la imaginación, podemos hacer conjeturas sobre el alcance del caballo de Troya. Este debía ser imponente y se dice que tenía unos 11 metros de alto aproximadamente, el cual, era tan grande que los troyanos, tuvieron que romper una parte de sus muros para que pueda ingresar dentro de la ciudad. Este fue fabricado en madera, tanto en su estructura como en su recubrimiento y hueco en la parte del lomo, además de contar con una escotilla por el lado derecho que permitiera salir a los avezados griegos y por el flanco izquierdo tenía una frase que indicaba de que este mastodonte hípico era una gran ofrenda hacia Atenea. Como si fuera poco, todo este proyecto solo funcionaría si es que de alguna manera convencían a los troyanos de invitar al coloso a pasar a la gran ciudad y además esto, lograr liberar con vida a Helena ¡Menudo y retador en encargo que tenía Odiseo como Director de Proyecto!
Ante este desafío puedo suponer a un Odiseo en una etapa de planificación, realizando el análisis de todos los interesados como elemento clave, tanto de parte de los aliados griegos como de los troyanos, donde con toda naturalidad y sin saberlo se fue sumergiendo en el mundo de las buenas practicas, quizás realizando un registro de interesados, entendiendo el nivel de poder y de interés de cada uno, además de su nivel de involucramiento con el proyecto.
Sin duda debió buscar al equipo ideal de Dirección del proyecto, no solo técnicamente, sino también de su entera confianza, quizás subdividiéndolos en distintos equipos, como los constructores, estrategas, los encargados de las negociaciones con proveedores, guerreros, espías, entre otros, además de definir a una pieza clave en toda esta historia, Sinon, aquel supuesto “sacrificio humano” encontrado en la playa por los troyanos y que debía contar con las habilidades necesarias de persuasión para convencer al enemigo de no matarlo y adoptarlo.
Otro miembro clave del equipo de Odiseo fue sin duda Epeo, quien fue el carpintero, encargado de ejecutar la construcción del entregable final y en mi imaginación, sin duda participó en la definición de proveedores de los recursos, tema vital dentro de cualquier proyecto y este no sería la excepción, destacando lo trascendental que era asegurarse de encontrar proveedores de confianza y que la información no se filtre y salga del entorno del equipo de dirección de proyecto, cumpliendo a cabalidad con los criterios de aceptación planteados, las especificaciones y todo el planteamiento del enunciado del trabajo.
No podría asegurar que en esa época se hubiese celebrado algún tipo de contrato, pero sin duda, se acordaron las formas de pago y quizás algunos incentivos hacia los proveedores para acelerar con la producción y sobre todo por el hecho de mantener la boca cerrada, al ser un proyecto bastante reservado por el factor sorpresa. También considero que no hay que ser muy imaginativo para presumir que les habría pasado a los proveedores que no mantuvieran la boca cerrada.
Otro tema vital y critico por naturaleza en la Dirección de proyectos es la gestión del cronograma, en este caso, puedo imaginar a un Menelao como cliente, con fuertes restricciones a nivel de tiempo y no era para menos, ya que Paris tenía a su amada Helena cautiva, por lo que se podría suponer que el cronograma debió ser (Como en casi todos los proyectos) un factor determinante a cumplir, ya que cada día que pasaba significaba un día más de cautiverio de la esposa del cliente, ¡Nada menos!
Ante las premisas del párrafo anterior, Odiseo debió haber entendido la necesidad de secuenciar rápida y correctamente las actividades, contemplando claramente las dependencias para poder definir su duración, por la premura del tiempo, a lo mejor se hizo con una estimación análoga o paramétrica, extrapolándolo con un cronograma de alguna embarcación u otro tipo de máquina de guerra de la época y así desarrollar el cronograma final rápidamente y asegurarse de controlar que se cumpla con los tiempos ofrecidos a Menelao.
Como buen Director de Proyecto, Odiseo, debió planificar cuales serían los costos del mismo en función a lo indicado por Menelao, que por la situación supongo, no especuló en dotar al proyecto de los recursos solicitados sin pensarlo mucho, sin embargo, era necesario estimar los costos de manera correcta para determinar el presupuesto asertivamente, sin olvidarse de las reservas de contingencia y gestión para poder afrontar los riesgos identificados y los no identificados en la planificación, además de tener el correcto control de los índices de desempeño para asegurar la culminación según el plan, con un entregable nada sencillo y me imagino con métricas de la calidad bastante complejas para la época.
Gran trabajo debió tener el Héroe de esta trama en la integración del proyecto y conseguir la aceptación del entregable por parte de Menelao, para dar pase a la fase donde el caballo de Troya era abandonado en la playa, para que ocurra el resto de la historia que todos conocemos y se dé por finalizado un proyecto exitoso y el fin de una guerra de casi 10 años, un oso polar menos en mi cabeza e innumerables lecciones aprendidas, las cuales no podría afirmar si fueron documentadas (No todo proyecto es perfecto) pero finalmente con el objetivo conseguido.
Referencias:
PMBOK 6ta edición
La Odisea – Homero
La Eneida - Virgilio
Wikipedia.
Sobre el autor
Luis Enrique Esterripa
Arquitecto, PMP®,Gerente de proyectos de construcción, MBA de la Université du Québec à Montréal, Magister en Dirección de la construcción de la Universidad Peruana de Ciencias aplicadas, Máster en Gerencia de la Construcción de la Universidad Europea de Madrid, Diplomado en Desarrollo Inmobiliario de la Universidad San Ignacio de Loyola, especialista en gerenciamiento de proyectos de construcción principalmente en el sector retail, liderando equipos de proyectos en empresas como OXXO, Cineplanet, Los Portales Hoteles, SGS entre otras.
