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Desde los 17 años comencé a trabajar como voluntaria en Asociaciones Civiles sin fines de lucro que apoyaban proyectos sociales y, como tal, quiero compartir en este artículo mis lecciones aprendidas a lo largo de más de 25 años.

La primera asociación a la que pertenecí como voluntaria fue en Futuros Líderes de América A.C. una subsidiaria de Future Leader of America (https://futureleadersnow.org/) organización que se enfoca en el desarrollo de habilidades de liderazgo, comunicación, trabajo en equipo en los jóvenes, pensando en cómo podríamos transformar nuestra sociedad como líderes del futuro.

En esta organización aprendí muy joven lo importante y gratificante que es involucrarme en proyectos sociales, tuve la oportunidad de apoyar con diversas funciones hasta estar como Director de uno de los Congresos juveniles más importantes de la Organización, además de llevar la Coordinación de Comunicaciones por un par de años.

Posteriormente me uní como voluntaria de PMI Capítulo México en el año 2003 donde he realizado diversos proyectos sociales, congresos y me he desarrollado en diversas funciones, hasta apoyar en la fundación del Capítulo PMI Bajio (https://www.pmibajio.org.mx) y en este momento como Past- President y PMIEF Liaison del Capítulo PMI Bajio México, además de apoyar como Coordinadora de los Programas de los PMIEF Liaisons de Latinoamérica.

A la par, por 10 años, estuve apoyando una gran iniciativa para fomentar el desarrollo de Emprendedores Verdes para aumentar los proyectos y negocios sustentables y de apoyo al cambio climático, con diversas actividades y entrenamientos en el concurso Cleantech Challenge México (https://cleantechchallenge.org), siendo la Organizadora de la Región Bajío del 2014 al 2019. Adicionalmente he apoyado varias Asociaciones Profesionales y Empresariales  como  el Cluster de Tecnologías del Estado de Querétaro Vórtice, y en la Comisión de Innovación de Coparmex Querétaro,  y en diversos proyectos sociales con Fundaciones, en los últimos 10 años. Así que comencemos con las lecciones aprendidas:

1. Al inicio de cualquier proyecto social debemos establecer los objetivos y beneficios que se desean obtener con su ejecución. A diferencia de los proyectos empresariales que generalmente van orientados a aumentar producción, ventas, ingresos, ganancias o reducir gastos, hacer más eficiente las operaciones; los proyectos sociales tienen una razón de impacto más profundo que puede transformar vidas, hacia las personas o a un sector de la sociedad. La forma de gestionar y cuantificar los beneficios (BRM- Benefit Realization Management), llevar un registro de los resultados del impacto de los proyectos deben ser planteados claramente para que no perdamos el foco que lo que buscamos es el impacto social. Así es como hoy estamos ejecutando nuestro Programa de Desarrollo de Habilidades en Administración de Proyectos para Fundaciones, en donde varios voluntarios de PMIEF del Capítulo PMI Bajío estamos capacitando en diversos niveles con materiales del PMIEF y material de los voluntarios a 60 personas de más de 20 fundaciones y asociaciones civiles sin fines de lucro, en coordinación con Fundación Merced Querétaro AC. para lograr un impacto local hacia diversos proyectos sociales que están llevando estas organizaciones.
2. El trabajo en su gran mayoría se realiza por voluntarios por lo que la Gestión de los Recursos tiene muchos retos y una gran relevancia. Necesitamos motivar, involucrar y comprometer a las personas para que realicen muchas actividades sin un pago, por lo que hay que buscar beneficios que los voluntarios obtengan por su participación. En algunos casos puede ser el desarrollo de sus habilidades al desempeñar una función, en otras ocasiones es con capacitación, reconocimiento y exposición. Tenemos que darnos tiempo para conocer a nuestro equipo y lograr una conexión personal profunda para entender qué los mueve, qué intereses tienen, qué están buscando al apoyar. Entre más podamos conocer estos puntos mejor podremos orientar el esfuerzo de cada persona, así que no escatimes en dedicar tiempo para conocer, integrar y generar equipos de alto desempeño para tus proyectos sociales.
3. El manejo de los recursos materiales debe ser cauteloso, considerando que si estas colaborando con una asociación sin fines de lucro, será común que no haya presupuesto para hacer los proyectos. Curiosamente he descubierto que hay más personas que quieren ayudar de lo que te imaginas y, si tu sueño es compartido, puedes lograr contagiar a personas que pueden poner a disposición del proyecto los recursos que necesitas, así que toca la puerta, lánzate a pedir un patrocinio, pide ayuda, seguro alguien compartirá tu sueño y te ayudará a ver cómo fondearlo para hacerlo realidad. Uno de los proyectos sociales en el que aplique esta práctica fue en el Primer Concurso de Robótica y Administración de Proyectos en la Ciudad de Querétaro México en el año 2010, un evento sin precedentes en donde pudimos capacitar en Administración de Proyectos con materiales de PMIEF y Robótica a más de 400 jóvenes de primaria a nivel Universitario, en donde asistieron más de 1,500 personas el día del concurso. Tuvimos mucha cobertura de prensa y medios ya que logramos involucrar al Secretario de Educación Pública del Estado que estaba en función y el Gobernador del Estado abrió este gran evento. Fue un hermoso proyecto en donde más de 50 voluntarios participamos, y absolutamente todo fue donado o prestado. Una bendición vivir en un lugar donde se cree y se vive lo que significa la voluntad ciudadana, trabajamos Gobierno, Empresas y Sociedad Civil (conocido aquí como la triple hélice) para transformar sueños en proyectos y hacerlos realidad.
4. Desarrollar los proyectos sociales aplicando las mejores prácticas de la Dirección de Proyectos del PMI potencia su éxito. Los proyectos sociales también requieren de un proceso de análisis y planificación, considerando que cualquier proyecto bien estructurado y que cuenta con documentación que es empleada para gestionar las actividades y personas eficientemente crea confianza y mayor certidumbre. Siempre será más interesante participar en algo bien organizado que en algo que es caótico y que no es claro. También debemos pensar que el tiempo de los voluntarios es reducido y debe ser eficientemente empleado, los recursos físicos serán limitados y deben ser bien empleados. Por otro lado, si posteriormente quieres replicar un proyecto similar, cada documento que hagas (Acta de constitución, EDT, cronograma, plan de recursos, plan de costos, plan de riesgos, reportes de avance, etc.) debe ser de utilidad en ese momento y permitir poder replicarlo. Como parte de la capacitación que se brindó por 10 años a los emprendedores que participaban en el Concurso de Cleantech Challenge México, se incluyó un curso de Administración de Proyectos con materiales del PMIEF para desarrollar sus habilidades y que pudieran documentar sus proyectos para llevarlas a la realidad y así, darles más herramientas que pudieran emplear en el desarrollo de proyectos de sus nuevos Emprendimientos.
5. Al cerrar el proyecto celebra, disfruta el momento del éxito, y no olvides pedir a todos los que participen que documenten sus lecciones aprendidas para que al finalizar las puedas ordenar y te sirvan para futuros proyectos. No olvides compartir tu experiencia con otros y motivarlos a participar en proyectos sociales, seguro te dejará más de lo que tu aportarás. Lo que hagas por los demás desde el corazón se regresa a tu vida con creces y tendrás más abundancia.

¡Haz la Dirección de Proyectos tu estilo de vida!

Sobre la Autora: Dulce Morales, PMP

Fundadora, Past President & Advisor, DA Champion & PMIEF Liason del Project Management Institute (PMI) Bajío México Chapter. Fue Presidente de 2014 a 2019. Vicepresidente Ejecutivo del PMI Capítulo México 2009-2010. Coordinadora de Comités del Clúster de TI de Querétaro, Vórtice, y fue Coordinadora de Comunicaciones de la Comisión de Innovación de COPARMEX Querétaro , es Organizadora del CleanTech Challenge México Sede Bajío Querétaro.

Director Ejecutivo de Adeksys, Director Regional Astran. Por más de 20 años ha brindado Consultoría, Mentoría y Capacitación en TI, Habilidades Gerenciales, y Administración de Proyectos ha dirigido la Implementación de Oficinas de Proyectos, tanto en empresas de Iniciativa Privada y Gobierno. Ha participado en diversos Proyectos de implementación de Sistemas de Gestión de Capital Humano, herramientas de colaboración, capacitación a distancia, Universidades Virtuales. Conferencista en diversos Congresos Nacionales e Internacionales. Entrevistas de radio, televisión y publicación en revistas.

Email: Edulce.morales@gmail.com