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Introducción

 

El Foro Mundial de Economía predice que el 75% de compañías habrán adoptado tecnologías AI para el 2027; en este contexto mundial, la gestión de proyectos y las PMOs - Oficinas de Gestión de Proyectos, están evolucionando para incorporar AI en sus operaciones.

Las PMOs tradicionalmente se centraban en la gestión de proyectos y portafolios. Sin embargo, el reciente informe elaborado conjuntamente por Price Waterhouse Coopers PwC y el Project Management Institute – PMI titulado “La Evolución de las PMO´s – Entregando valor através de las PMO´s”, señalan que si bien las PMO avanzadas todavía apoyan la ejecución de proyectos, su objetivo ulterior es la entrega de valor y, conociéndose a las PMO´s con nombres distintos. Por ello el informe utiliza el nuevo término xMO, donde la x toma cualquiera de los nombres con los que actualmente se conocen a las Oficina de Gestión de Proyectos.

El mindset de la xMO ayuda a cambiar el enfoque hacia la entrega de valor, y tiene un enfoque casi obsesivo en cómo apoyar a la organización, empoderando a los equipos y tomadores de decisiones para ofrecer resultados basados ​​en valores para clientes.

Los 4 atributos de la xMO son: centradas en personas, cultura de apoyo, flexibles y adaptables, alineadas con la estrategia. Mientras que las funciones tradicionales de las PMOs incluyen solo la emisión de reportes, gestión de portafolios de proyectos, gestión de riesgos, gestión de la calidad y gestión de la comunicación.

 

“Las PMO eficientes adoptan nuevas tecnologías, se centran en la cultura de equipo y ayudan a convertir a los líderes de proyectos en embajadores de la creación de valor”

- Américo Pinto, fundador y CEO de PMO Global Alliance

 

Aunado a ello, el Generative AI (Inteligencia Artificial Generativa) optimiza las funciones de las PMOs con los siguientes beneficios:

• Mejora de la eficiencia automatizando tareas repetitivas y tediosas, lo que libera a los miembros del equipo para que se concentren en tareas más estratégicas.
• Mejora de la calidad identificando y corrigiendo errores en las fases tempranas del proyecto.
• Mejora de la innovación generando nuevas ideas y soluciones creativas.

Contenido

A continuación, se ha recopilado información de las herramientas prácticas de Generative AI que pueden ser usadas para optimizar las funciones de las PMOs:

1- Gestión de portafolio

Las herramientas de Generative AI puede utilizarse para automatizar tareas de gestión de portafolio, como la identificación de oportunidades, la priorización de proyectos y el seguimiento del progreso de los proyectos.

Por ejemplo, una PMO podría utilizar la Generative AI para identificar oportunidades de crecimiento a través del análisis de datos de mercado, o para priorizar proyectos en función de su impacto en los objetivos estratégicos de la organización.

La herramienta Smartsheet permite generar explicaciones y recomendaciones claras sobre la gestión del costo y tiempo, además ofrece información empresarial y genera fórmulas avanzadas para agilizar el trabajo.

2- Gestión de riesgos

La Generative AI puede utilizarse para automatizar tareas de gestión de riesgos a través de procesamiento y análisis de largos volúmenes de data, como la identificación de riesgos, la evaluación de riesgos y el desarrollo de planes de mitigación.

Una de las herramientas más potentes en este aspecto es el ChatGPT AI como asistente para JIRA que permite dar seguimiento inteligente de issues, realiza análisis predictivo, automatiza tareas, identifica riesgos y gestiona recursos eficientemente.

3- Gestión de la comunicación

Las herramientas de Generative AI pueden utilizarse para automatizar tareas de gestión de la comunicación, como la creación de informes, la distribución de información y la respuesta a preguntas.

Por ejemplo, una PMO podría utilizar la Generative AI para crear informes de progreso automatizados que se envíen a los interesados en los proyectos, responder preguntas de los interesados en los proyectos de manera rápida y eficiente.

Las herramientas que pueden usarse estarán relacionadas a las funciones de asistentes de redacción y lectura como son las que ofrece Microsoft 365 Copilot o LinkReader (un plugin de ChatGPT).

4- Gestión de recursos

La Generative AI puede utilizarse para automatizar tareas de gestión de recursos, como la planificación de recursos, la asignación de recursos y el seguimiento del uso de recursos.

Por ejemplo, una PMO podría utilizar la Generative AI para planificar la demanda de recursos para un proyecto futuro. La Generative AI también podría utilizarse para asignar recursos a los proyectos de manera eficiente y efectiva.

Las herramientas que permiten optimizar los recursos en la gestión del flujo de trabajo y automatización son ClickUp AI que genera reportes de dependencia de los planes de proyecto, da seguimiento a progreso en dependencias, y identifica riesgos potenciales; mientras que el Plugin Dart ayuda a desarrollar herramientas y software de Gestión de Proyectos.

5- Gestión de la calidad

En este caso, la Generative AI puede utilizarse para automatizar tareas de gestión de la calidad, como la identificación de defectos, la evaluación de la calidad y el seguimiento del rendimiento de la calidad.

Por ejemplo, las herramientas Catia y Autodesk Fusion 360 permiten generar modelamiento y simulación 3D para los prototipos. Autodesk Fusuion 360 admite bocetos, modelado de forma libre y modelado de superficies. Mientras que Ansys Discovery permite el uso de modelos interactivos de software o herramienta de diseño basada en simulación.

Conclusión

La implementación de AI en las Oficinas de Gestión de Proyectos (PMO) abre puertas a la innovación y ofrece beneficios significativos para las organizaciones, mejorando la eficiencia y la calidad de los proyectos, pero no está exenta de desafíos, como la seguridad de datos, gestión del cambio y de la calidad de los datos.

Superar estos desafíos exige un enfoque estratégico de los profesionales de proyectos en protección de datos, estrategias de gestión de cambios y una rigurosa gobernanza de datos.

 

Bibliografía

Se recomienda el curso gratuito ofrecido por el PMI sobre Generative AI Overview for Project Managers. Este curso ofrece una introducción a los conceptos básicos de Generative AI y cómo se puede utilizar en la gestión de proyectos.

Asimismo, se sugiere los recursos relacionados disponibles en el Hub del Project Management Institute sobre Inteligencia Artificial.

 

Autora:

Sara Carrillo Palomino

PMO Leader, OKR Coach, PMP