En el mundo de los proyectos, el término PMO (Project Management Office por sus siglas en ingles) es bastante conocido y está muy bien difundido; sin embargo en los últimos años ha surgido una nueva oficina “hermana” de la PMO que es la IMO (Innovation Management Office). En estos tiempos de cambios radicales y renovación organizacional juntas se convierten en un brazo estratégico de la organización para ayudar a apalancar las grandes transformaciones incluyendo la tan famosa Transformación Digital. Trataré en este artículo de contarles cuál ha sido mi experiencia en la implementación de ambas oficinas, la integración de sus procesos y la combinación de sus esfuerzos para apalancar los grandes cambios estratégicos en una organización.

Un gran porcentaje de las empresas de hoy en día en todo el mundo tiene la Transformación Digital como parte de su estrategia de corto, mediano y largo plazo.

En 2017 el 58,4% de los empresarios manifestó que está adoptando una estrategia de transformación digital. De hecho, considera que se ha presentado un avance en la comprensión de cómo funciona y qué implica esta nueva era digital. De acuerdo con la ANDI, la cuarta revolución industrial es la convergencia entre los sistemas físicos, digitales y biológicos, con lo cual la transformación de los modelos de negocios será algo necesario (fuente: La Asociación Nacional de Empresarios de Colombia (ANDI) –Encuesta de Transformación Digital 2017).

Si bien es verdad que actualmente estamos todos sumergidos en la locura de la Digitalización y que uno de los emblemas estratégicos aunque bastante dramático muy utilizado es “Digitalizar o Morir”, muy pocas empresas realmente entienden que significa realmente la Digitalización, pocas entienden cómo afectará su realidad actual  y muchas menos realmente entienden cuáles son los cambios y transformaciones necesarias para alcanzarla.

Si bien el tema de la Digitalización es un tema que me apasiona no quisiera en este artículo utilizar mucho espacio para hablar de ello, quisiera más bien concentrarme en describir que es lo que sucede una vez que las empresas han resuelto el acertijo de la Digitalización y han logrado traducir su estrategia en un RoadMap de Proyectos hacia la Digitalización; porque en realidad ese es el resultado de un buen plan estratégico de cara a la digitalización un Programa de proyectos estratégicos que irán transformando poco a poco nuestra empresa en una empresa Digital; sin embargo, algo que muy pocos ejecutivos saben es que ese Programa puede llegar a tener muchas ideas y pocos proyectos, situación que agrega muchísimo riesgo e incertidumbre al proceso de Transformación Digital.

Me imagino que la primer pregunta que se están haciendo es al menos la que yo me haría- ¿Cuál es la diferencia entre una idea y un proyecto, acaso no son lo mismo?, pues la respuesta es radical e inequívoca: no son lo mismo y en este caso quisiera tomarme la libertad de darles mi propia definición de ambos y porqué son diferentes.

Según el diccionario una idea es “una representación mental de algo, ya sea material o inmaterial, real o imaginario, concreto o abstracto, a la que se llega tras la observación de ciertos fenómenos, la asociación de varias representaciones mentales, la experiencia en distintos casos, etc.” y un proyecto “es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único – según PMI®” entonces, si analizamos fríamente estas dos definiciones vemos que ambas están relacionadas porque un proyecto seguramente nació de una idea y la mejor forma materializar una idea es a través de un proyecto. Hay quien dice por ahí que si tienes una idea y no tienes un proyecto entonces no tienes nada, y es exactamente por ahí por donde quiero empezar a explicarles.

Algo que aprendí de forma dolorosa durante el proceso de Transformación Digital por el que estamos atravesando actualmente es precisamente esa diferencia entre idea y proyecto; lo que sucede es que la Digitalización es algo tan nuevo para todos y que representa tantos desafíos que aun no hay muchas referencias, ni buenas prácticas, ni experiencias en las cuales apoyarse; entonces, gran parte de la estrategia se basa en ideas, muchas son totalmente innovadoras y disruptivas, lo cual es genial pero entonces el reto es cómo hacer para llevar esas ideas que parecen maravillosas y están llenas de incertidumbre a convertirse en proyectos concretos con objetivos concretos y un plan de trabajo que nos lleve de la mejor forma posible alcanzar los resultados de negocio que tanto ansiamos generalmente relacionados con mejores ingresos y más clientes.

Cuando llegué a trabajar en esta compañía lo primero que hice fue implementar una PMO que se encargaría de la ejecución de los proyectos estratégicos de la compañía; para tal efecto diseñamos una metodología hibrida (tradicional+ ágil) que gracias a un gran apoyo del CEO y los VPs como patrocinadores de los proyectos empezó a mostrar resultados exitosos desde el inicio de su implementación; esa era la parte que yo ya conocía, y en la que había sido entrenada durante varios años: la gestión exitosa de proyectos apoyada por una PMO estratégica. Lo que no sabía era que esa era solamente la mitad de la receta ya que de cara a la digitalización necesitaba otras gestiones que para mi hasta ese momento eran de alguna forma desconocidas, esas gestiones se basaban en un macro proceso llamado Gestión de la Innovación y para mi sorpresa una buena práctica era implementar este proceso a través una oficina llamada IMO. Tuve que estudiar muchísimo y meterme de cabeza en el tema para entender cómo se conectaba la Gestión de la Innovación con la Gestión de Proyectos y como trabajaban las dos oficinas en coordinación y armonía; debo decir que “desenredar” toda la información que encontramos no fue nada fácil, sin embargo cuando tienes un súper equipo realmente no hay nada demasiado complejo y fue así como lo hicimos: investigando, estudiando, averiguando, preguntando y lo que no tenia respuesta o era totalmente desconocido tuvimos que inventarlo.

Entonces para no aburrirlos con mi historia y pasar al punto; les quiero contar qué es la IMO, qué hace y cómo se conecta con la PMO.

Primero que nada revisemos algunos hechos relacionados a la innovación que nos ayudarán a comprender mejor la IMO:

.  Hecho#1:  La innovación no ocurre de forma espontanea en las organizaciones.

. Hecho#2:  La innovación no es solo creatividad, se trata de implementar las ideas (proyectos).

. Hecho#3:  La innovación en las organizaciones es el resultado de un proceso de gestión.

.  Hecho#4:  La innovación es resultado de un trabajo arduo, recursos dedicados y riesgo asumido.

. Hecho#5: La innovación requiere gobernanza, procesos y metodología; además de una transformación cultural.

La mejor forma para atacar cada uno de estos hechos o desafíos que trae consigo la innovación es implementar una Oficina de Innovación (IMO-por sus siglas en ingles) que proveen a la organización de las siguientes capacidades:

. Estrategias, gobernanza y modelos de  gestión para innovar.

. Procesos sistemáticos para gestionar el   ciclo de vida de las ideas

. Plataformas tecnológicas para la gestión del portafolio de innovación

. Gestión de la Transformación y el Cambio para la Innovación

En resumen una IMO le dará a cualquier empresa los siguientes beneficios:

. Alineamiento Estratégico y foco en la disrupción.

. Prácticas estándar, flexibles y adaptables en un entorno cada día más complejo.

. Gestión de nuevas  ideas y soluciones que nunca antes se hubieran pensado.

. Promoción de una cultura de creatividad, adaptabilidad y disrupción.

La IMO le da a la empresa la oportunidad de escuchar las ideas de los empleados y hacerlos parte de la transformación.

Algo que olvidaba comentar es que por lo general los desafíos de innovación son lanzados a todos los colaboradores de la empresa para que aporten con sus ideas y soluciones; lo que hace que el proceso de transformación sea mucho más disruptivo y colaborativo.

Y ahora para cerrar quisiera mostrarles como los procesos de la IMO se conectan con los de la PMO para asegurarse de generar la verdadera transformación del negocio:

Como se muestra en la figura 1, el proceso de gestión de la innovación e ideas es de tipo embudo al que pueden entrar 100 ideas pero mientras se va avanzando en el proceso estas se van filtrando y solo quedan aquellas que tienen el potencial de convertirse en proyectos, todo este proceso de gestión de ideas que tiene 4  pasos: Problematización, Ideación, Incubación y Aceleración son gestionados por la IMO para luego hacer la transferencia (hand-over) a la PMO para que pueda gestionarlo como un proyecto finalmente la PMO hace la transferencia (hand-over) del producto/servicio a la BPMO (Business Process Management Office) que es la oficina de gestión de procesos y encargada de la excelencia operacional de la que espero poder contarles con detalle en otro artículo.

Conclusiones:

Para cerrar este artículo quisiera hacer un resumen de los aprendizajes rescatados con mi reciente experiencia:

. Muy pocas empresas entienden bien lo que es realmente la Digitalización y aunque  la tengan como parte de su estrategia pocas han llegado a traducir la misma en un RoadMap de Proyectos de Digitalización.

. Dadas las características de la Digitalización y la falta de información al respecto, se corre el riesgo de que el RoadMap de la Digitalización tenga más ideas que proyectos concretos, estas ideas no pueden gestionarse como si fueran proyectos debe aplicarse un modelo de gestión de la innovación.

. El proceso de gestión de ideas o de la innovación tiene como objetivo tratar de eliminar la incertidumbre de las ideas a través de un proceso que vaya descartando aquellas que no son tan buenas, e incubando y acelerando las mejores hasta que estén listas para convertirse en proyectos.

. Una vez que la IMO termina su trabajo pasa a la PMO las ideas que atravesaron por todos los filtros, eliminaron gran parte de su incertidumbre y ya están listas para ser gestionadas a tra . La PMO entrega a su vez los resultados del proyecto ya sean productos o servicios a la operación a otra oficina denominada BPMO que se encarga de asegurar la excelencia operacional de la empresa a través de un modelo de gestión por procesos.

Si te gusto este articulo o si tienes alguna duda, comentarios o sugerencia respecto a este tema o a otros relacionados con Gestión Estratégica, Gestión de la Innovación, Gestión de Proyectos, Gestión de Portafolios y Programas, Gestión de la Excelencia Operacional y Gestión por Procesos no dudes escribirme a rocio.zelada@nuevatel.com

Rocio Zelada, PMP

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